Navkljub trendom, ki narekujejo čim bolj trajnostno oziroma brezpapirno poslovanje, je v vsaki pisarni v obtoku še vedno bolj ali manj zajetna količina listin, ki jih je potrebno bodisi natisniti, podvojiti, skenirati ali ustrezno shraniti. Pri tem so nam v pomoč različni aparati, s katerimi tovrstne naloge lahko opravimo hitro in brezhibno. Eni izmed ključnih so zagotovo kakovostni kopirni stroji, ki presegajo svojo primarno vlogo in ponujajo številne dodatne funkcije (klikni tukaj za več informacij). V kolikor pa je naše podjetje veliko in se soočamo z zares obsežnimi količinami papirjev in procesov, ki potrebujejo metodično ureditev, nam poslovanje lahko nadgradi še dokumentni sistem. Preverimo, kako za nemoteno in uspešno delo v pisarni sočasno uporabljati oba produkta.
Kopirni stroji ter različne storitve, ki omogočajo časovne in finančne prihranke
Kot omenjeno, kopirni stroji danes nimajo zgolj svojega osnovnega namena, temveč so lahko celostne multifunkcijske naprave, ki nam olajšajo izvedbo vrste opravil. Kopirni stroji so dandanes tudi nadvse zmogljivi in nam omogočajo veliko prihrankov, glede na naš proračun in potrebe pa jih v prvi vrsti izberimo glede na naslednje parametre:
- hitrost na minuto
- in število kopij
- ter ostale funkcije.
Hitrost je lahko na primer 40 ali 60 strani na minuto v črno-belem načinu, glede števila kopij na mesec pa najbolj napredni kopirni stroji lahko proizvedejo med 10.000 in tudi do več 100.000 strani mesečno. V visoko storilnem podjetju je ključno tudi skeniranje, ki na zmogljivi napravi lahko znaša skoraj do 300 strani na minuto, kar je izrednega pomena glede prihranka časa. Ostale funkcije, ki nam lahko bistveno olajšajo poslovanje in izvajanje nalog, pa so lahko še:
- navigacija z zaslonom na dotik,
- urejanje slik,
- različne varnostne funkcije, s katerimi zaščitimo podatke, npr. razni antivirusni programi,
- avtomatsko prepoznavanje vrste papirja,
- avtomatsko prepoznavanje potega več papirjev hkrati v podajalni pokrov,
- spenjanje, luknjanje, sortiranje,
- printanje,
- direktno pošiljanje skeniranih listin v sistem ali oblak, dostopen notranjim in zunanjim sodelavcem, in drugo.
Najsodobnejši kopirni stroji so zaradi vpeljanih novih tehnologij tudi manj energetsko potratni, s čimer precej prihranimo v tem pogledu. Seveda so te dodatne ugodnosti na voljo pri dražjih modelih in če nam je strošek nakupa prevelik, lahko razmislimo tudi o najemu pri enem izmed podjetij, ki jih imajo v ponudbi. Nekateri ponudniki jih dajejo celo v brezplačen preizkus, zato poizvedimo, ali imamo to opcijo za želeni model. Tako bomo najprej pridobili z njim ustrezno izkušnjo ter se nato odločili, ali je boljše, da so kopirni stroji najeti ali kupljeni in tako del našega nujnega inventarja.
Dokumentni sistem kot nadgradnja našemu načinu dela
Kopirni stroji z doslej naštetimi dodatnimi lastnostmi predstavljajo prvo fazo pametnega upravljanja z listinami, vse skupaj pa lahko nadgradi še dobro zasnovan dokumentni sistem. Dokumentni sistem, ki ga skrajšano lahko imenujemo tudi DMS (po angleškem izrazu Document Management System), je nadvse priročen, saj naš način dela ter naše procese nadgradi. Nadgradi jih tako, da jih naredi pregledne in da lahko hitro najdemo kateri koli podatek ali skenirane listine in nam tako ni potrebno izgubljati časa, da bi jih iskali po raznih mapah in fasciklih ter drugod.
Do njih lahko dostopa kateri koli zaposleni oziroma osebe, ki jih določimo, s čimer razbremenimo sodelavce, ki se, namesto dolgotrajnemu iskanju podatkov ali slikovnega gradiva, lahko posvetijo svojemu delu. Vse, kar potrebujejo zaposleni, je internetna povezava in že lahko dostopajo do podatkov v oblaku kjerkoli in kadarkoli. Dokumentni sistem tako odlično centralizira različne poslovne informacije, ki bodo na voljo v pravem trenutku ob pravem času, vse to pa nam prihrani tudi ogromno stroškov.
Učinkovitost in sledljivost
Kako učinkovit je dokumentni sistem, lahko spremljamo glede na časovne parametre ter sledljivost in merljivost naših izvedenih aktivnosti (klikni za dodatne informacije). Na ta način bomo lahko prepoznali, kdaj delujemo v skladu s standardi, kje lahko naredimo izboljšave in tudi kje nastajajo odstopanja. Tako bodo razne strateške odločitve postale preprostejše in hitrejše, zmanjšali pa bomo pojavnost nekaterih napak. Dokumentni sistem lahko povezujemo tudi z drugimi programi, kot so npr. računovodski, in tako še razširimo njegovo uporabnost. Izjemno koristen je zlasti v panogah, ki zahtevajo visoko stopnjo doslednosti in natančnosti pri izvedbi procesov, na primer:
- v livarstvu,
- pri strojegradnji,
- pri pravnem svetovanju,
- v rudarstvu,
- v letalski industriji,
- v gozdarstvu ter pri oblikovanju in izdelavi lesnih izdelkov,
- pri servisu kmetijskih strojev,
- pri prodaji ledomatov ter še na mnogo drugih področjih.
Z njim lahko vpeljemo avtomatizacijo nabavnih ter dobavnih in kadrovskih procesov ali vodimo shemo kakovosti glede na ISO standarde. Praktično pa je tudi elektronsko arhiviranje, ki je v skladu z zakonskimi predpisi (npr. Zakon o splošnem upravnem postopku, Zakon o tajnih podatkih, Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih in tako dalje) in uredbo o varstvu osebnih podatkov. Digitalizacija nasploh postaja vse bolj zlato pravilo delovanja, predstavljena produkta pa sta ena izmed najboljših načinov, kako jo zastaviti na ustreznem nivoju, da bo delovala nam v prid in poenostavila brezpapirno poslovanje.
